邀請講師的許多不小的小細節

前言

這一篇主要會記錄關於我邀請講師時,許多細節的部分,因為大多時候我們都會忽略這些細節

講座題目

由於講座的題目是由老闆所提供,所以關於這方面我是比較不需要去多思考的。

尋找講者

通常都是依照講座題目去尋找講者,在尋找講者之前都會先依照該講座題目去聯想自己覺得適合的講者有誰。

但是如果題目是比較困難或是太過聚焦,其實就很難去聯想自己已知的講者裡面有誰適合。

那麼我是如何尋找講者的呢?首先我會有以下這幾個方向尋找

  • IT 邦幫忙
  • Youtbe
  • Udemy
  • Hahow
  • HiSKIO
  • TibaMe
    …等等

那麼找到講者就這樣子搞定了嗎?沒有,首先我們是使用線上直播方式去分享題目,所以基本上我會先找出適合的講者,曾經分享過與講座題目相關的講者,那麼該如何找出適合的講者呢?

篩選講者

首先當我找到 A、B、C 三名講者時,首先必須考慮到幾件事情,其中之一就是前面講的 我們採用線上直播的方式分享題目,所以我們篩選條件就會有以下兩大重點,而這兩大重點也會影響著邀請成功率。

  • 是否有分享過影片 or 線上直播?
  • 是否有實體演講過?
  • 是否有聯絡方式?

是否有分享過影片 or 線上直播?

有些講者對於線上直播會有些許反感,雖然線上直播好處在於沒有地域上的限制,但是有些講者其實比較偏好實體講座,那麼這就會成為篩選的其中一個要點,如果講者有曾經分享過影片 or 線上直播,那麼講者對於線上直播是比較不會那麼反感,這在邀請上是有比較高的成功機率。

是否有實體演講過?

至於這一點是因為,當預計要邀請的講者沒有分享過影片 or 線上直播時,那麼就必須去看看這位講者是否有實體演講經驗,因為預計邀請的講者是必須面對一大群人,所以如果邀請的講者裡面他沒有分享過影片,也沒有實體演講過,那麼是會有很高的機率邀請失敗。

是否有聯絡方式?

基本上如果沒有任何聯絡方式,那麼就可以直接刷掉了。

邀請講者

當我們確定 A、B、C 三名講者都符合上述得條件時,就是準備開始邀請講者,而邀請的這一段過程是比上面還要更重要。

首先前面我會先刷掉沒有聯絡方式的講者,所以剩下來的講者就是有聯絡方式的講者,但是講者的聯絡方式也有許多細節,而通常我們邀約講者主要會透過這幾種方式

  • Faceook
  • Email

Faceook

當如果是透過 Facebook 邀請講者時,必須了解這一個平台的用途是什麼,以 Facebook 來講,Facebook 是一個社群軟體,所以主要給人家一個放鬆的空間,所以當你透過 Facebook 發送邀請資訊給講者是比較不妥當的。

舉例來講,我們大多都會透過 Message 來接收訊息,當你發送邀請資訊給講者時,講者的 Message 大概會變成這樣

藍色都是邀請資訊

你可以發現透過 Facebook 來發送邀請資訊的資訊量會太大,所以這樣子是不行的。

但是如果我們找到的講者只有 Facebook 的聯絡方式那該怎麼辦?就是將主要想邀請講師的原因發給他就好,最多不要超過三段,但是發送的時候也有許多細節要注意,首先主要會有兩個重點

  • 為什麼邀請該講師?
  • 你在哪裡看到?

關於第一點是比較簡單的,我們是因為講座題目而邀請該講師,但是第二點是比較花點時間,假設你今天在 Youtube 找到這麼講者,那麼你就必須提出該影片哪一個段落講者講得很好,所以導致你會想邀請他的原因。

以我自己來講,我都會將講者的所有影片、分享過的資訊都看過一遍,然後透過講者所分享的資訊來跟講者說,因為看到你分享的某某某非常棒,所以想邀請您來,但是也必須告知講者是影片中哪一個段落導致想邀請他,那麼這對於講者也是一種尊重,畢竟講者們分享的都是珍貴的知識(認真講我也因為這樣子認識到不少東西)

最終必須與講者要到 Email,所以透過 Facebook 聯絡講者時,僅僅只是告知原因為什麼要邀請講者,而最主要我們必須要到 Email。

Email

首先使用 Email 是比較正式的方式,除了保留記錄之外,對 Email 在邀請上是比較正式的定位,這樣子對於講者也是一個尊重,但是在撰寫 Email 裡面有許多細節要注意,首先可以列出老生常談的 起、承、轉、合,這邊我做個舉例。

發送 Email 得起頭必須先打招呼,再來就是介紹自己的單位,例如

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哈囉,A 您好:
我是來自高雄六角學院的 Ray

接下來就是想邀請他來參加什麼

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我們這邊想邀請您來參加我們的某某某活動,主題是 xxx,那麼我們的講師邀請函這邊提供給您~

(講師邀請函最後在講)

再來就是講怎麼找到該名講者,又為什麼找到的

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我們在尋找講者過程中,發現您有在 Udemy 開設 XXX 課程,其中裡面介紹了許多非常實用的觀念,令我印象深刻的是某某某影片中 x 分 x 秒的觀念,讓我瞬間解開我長年疑惑的問題,所以覺得您真的非常適合該主題!

我真的不誇張,有些時候會因為找尋這些講者而解開自己長年疑惑的問題。

接下來就是告知講者我們的受眾身分

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那麼我們主要的受眾都是 xx 身分,所以希望可以透過您的分享讓我們的受眾了解這些觀念還有什麼延伸討論的空間

最後就是告知講者我們演講時間,並透過什麼軟體來線上直播

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最後我們的分享時間為 90 分鐘,我們是使用 ZOOM 來做分享,直播之前會有主持人拉您進直播間並教導您操作方式,所以完全不用擔心~

那麼這些就是一個完整的起承轉合邀請函,完整組合後就會變成這樣

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哈囉,A 您好:
我是來自高雄六角學院的 Ray
我們這邊想邀請您來參加我們的某某某活動,主題是 xxx,那麼我們的講師邀請函這邊提供給您~

我們在尋找講者過程中,發現您有在 Udemy 開設 XXX 課程,其中裡面介紹了許多非常實用的觀念,令我印象深刻的是某某某影片中 x 分 x 秒的觀念,讓我瞬間解開我長年疑惑的問題,所以覺得您真的非常適合該主題!

那麼我們主要的受眾都是 xx 身分,所以希望可以透過您的分享讓我們的受眾了解這些觀念還有什麼延伸討論的空間

最後我們的分享時間為 90 分鐘,我們是使用 ZOOM 來做分享,直播之前會有主持人拉您進直播間並教導您操作方式,所以完全不用擔心~

講師邀請函

通常講師邀請函內會有幾個重點

  • 演講目的
  • 演講主題
  • 演講大綱
  • 演講時間

演講目的

首先講師邀請函內必須告知講師我們舉辦這個活動的目的是什麼,例如: 讓世界更美好(?????)

演講主題

每一場演講都有一個主題,而這主題就會代表這一次活動的主要重點

演講大綱

演講大綱會由我方提供,當然如果講者覺得這個大綱他不好發揮,那麼也可以讓講者修改,只要主題沒有偏離就好

演講時間

演講的時間是必須確認的,畢竟每一位講者的時間是不一定確定,所以一般我們在邀請講者的時候,會建議提前一個月給講者準備演講資料,這樣子是給講者一個充裕的時間可以準備更完善的演講資料

結尾

最後補充幾個重點,當講者也有意願來演講的時候請務必確認以下資訊

  • 講者的演講大綱
  • 演講時間 & 日期
  • 講者個人資料

個人資料主要是講者經歷,因為邀請講者來就要對外幫講者宣傳,否則邀請講者後卻不幫他宣傳,那你覺得講者會來嗎?

當然上面有許多細節我沒有特別講到,因為有點攸關公司機密,所以我最後會補上幾篇真的不錯的邀請講者的文章。

參考文獻

最後補上我覺得不錯的講者邀約文章,這幾篇都非常棒

演講邀約須知:如何寫邀請信件,邀約過程的溝通要點?

如何邀請講師?邀約信怎麼寫?第一次邀請講師就上手SOP流程教學

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